你可能正在遇到的狀況
公文卡在誰手上沒人知道
紙本用夾的、電子檔用信箱轉寄。要查一份文件現在到哪一關，只能一個一個問過去。
資產借還靠白板
筆電、投影機、公務車、會議室，誰借了、什麼時候還，寫在白板或群組裡。東西找不到時只能全公司問一輪。
雜務請求淹沒在群組
燈壞了、門禁卡不能用、要訂便當——各部門在群組裡 tag 行政。訊息一多就沉下去，忘了誰交代過什麼。
耗材永遠不是缺就是囤
碳粉、文具、清潔用品沒有用量紀錄，補貨憑感覺。不是急著跑出去買，就是買太多堆在庫房。
導入前後對照
導入前
- 1公文用紙本或信箱轉寄流轉
- 2資產借還寫在白板或群組
- 3雜務請求散在各通訊軟體
- 4耗材補貨憑印象
- 5行政成為所有事情的人肉索引
導入 AI GO 後
- 1公文線上流轉，關卡與時效可查
- 2資產線上借還，逾期自動提醒
- 3雜務請求轉為工單，有負責人與狀態
- 4耗材用量有紀錄，低量自動提示
- 5誰交代過什麼，系統記得
會用到的模組
這四個模組彼此獨立，可以從你最痛的那一項開始，不必一次全上。
行政總務管理
一站式行政總務後台。涵蓋公告管理、員工通訊錄、費用報支簽核、辦公用品庫存與領用採購、設備借還與報修派工、固定資產、會議室預約與遠端工作回報。
營運管理文管中心
企業文件管理中心。涵蓋公文收發、合約管理、法務審查、受控文件版本控管與知識庫，支援自動編號、簽核狀態機與合約到期提醒。
營運管理租借營運管理
多據點租借營運管理系統：據點、品項與單品資產管理、會員借還流程、甲地借乙地還、逾期掃描與罰金計收。內建借出、歸還、逾期掃描與罰金繳納自動化。
營運管理IT 服務台
企業 IT 服務台：需求申請與派工、問題追蹤、軟硬體資產管理、機房巡檢與廠商進出管制。內建派工狀態流轉、問題單狀態機、授權超用與保固到期警示。
營運管理平台能力
公文的流向留下軌跡
每一份文件在哪一關、停多久、誰簽了什麼，都在系統裡。稽核或追溯時不用重新拼湊。
借還與到期主動提醒
資產逾期未還、租借到期、保養週期到了——設定一次之後由系統提醒，不靠行政記得。
你的表單就是你的表單
各公司的請購單、用印申請、財產異動單欄位都不同。不必遷就套裝表單，依你現有的紙本格式生成。
用印與請購的權限控管
誰能核到多少金額、哪些文件需要二簽，規則寫在系統裡而不是靠默契。
可回收的人工成本
以一間 100 人公司、2 人行政團隊、平均時薪 300 元估算，每月可回收的人工成本：
公文流轉與狀態查詢
- 每月工時
- 26 小時
- 時薪
- NT$ 300
- 每月可回收
- NT$ 7,800
資產借還登記與追討
- 每月工時
- 20 小時
- 時薪
- NT$ 280
- 每月可回收
- NT$ 5,600
雜務請求接收與分派
- 每月工時
- 30 小時
- 時薪
- NT$ 280
- 每月可回收
- NT$ 8,400
耗材盤點與請購
- 每月工時
- 16 小時
- 時薪
- NT$ 300
- 每月可回收
- NT$ 4,800
會議室與公務車調度
- 每月工時
- 14 小時
- 時薪
- NT$ 280
- 每月可回收
- NT$ 3,920
| 被取代的作業 | 每月工時 | 時薪 | 每月可回收 |
|---|---|---|---|
| 公文流轉與狀態查詢 | 26 小時 | NT$ 300 | NT$ 7,800 |
| 資產借還登記與追討 | 20 小時 | NT$ 280 | NT$ 5,600 |
| 雜務請求接收與分派 | 30 小時 | NT$ 280 | NT$ 8,400 |
| 耗材盤點與請購 | 16 小時 | NT$ 300 | NT$ 4,800 |
| 會議室與公務車調度 | 14 小時 | NT$ 280 | NT$ 3,920 |
| 合計 | NT$ 30,520 | ||
以上為依常見人力配置的估算，實際數字依你的團隊規模與流程而異。諮詢時我們會用你的真實數據重算一次。
常見問題
公司規模不大，有必要上系統嗎？
同仁會願意改用系統嗎？
可以只導入資產管理嗎？
紙本公文一定要全面電子化嗎？
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