AI GO使用教學

財務會計自動聯動機制

在 AI GO 平台中，財務會計系統是整個企業營運的智慧核心。為了解決傳統企業中各部門與財務部門資訊孤島、人工登帳繁瑣且易出錯的問題，系統設計了一套全自動的「會計聯動機制（Accounting Triggers）」。當業務、倉庫或人資同仁完成日常作業時，系統會在背景自動產生、更新會計傳票與帳單，實現即時的財務透明化。

本章將詳細解析系統內建的五大會計自動聯動機制。

1. 銷售開票連動 (Sale to Account)

當業務同仁在前端完成了銷售作業，系統會自動在背景為財務部門準備好銷項發票：

  • 觸發時機：使用者在已確認的銷售訂單（Sale Order）上點擊「建立發票」時。
  • 背景自動化：系統會自動抓取訂單明細、待開票數量、單位售價與折扣，並自動生成一張「銷項發票（Customer Invoice / out_invoice）」草稿。同時，系統會自動查詢產品分類，帶出預設的收入科目（property_account_income_id）與稅率，省去會計同仁手動建檔與核對的時間。
  • 帳期自動出帳：配合進階業務引擎設定，系統支援按帳期自動批次出帳。系統會自動彙整指定客戶在特定時間內所有已收貨但未開票的訂單，批次為其自動拋轉銷項發票。

2. 採購進項聯動 (Purchase to Account)

採購與應付帳款的聯動，能確保企業的進貨支出能被精準記錄，防止重複請款：

  • 觸發時機：採購訂單已確認且倉庫同仁已點收部分或全部貨物，使用者在採購訂單（Purchase Order）上點擊「建立帳單」時。
  • 背景自動化：系統會自動比對該訂單「已收貨數量（qty_received）」減去「已開帳數量（qty_invoiced）」，只針對已到貨但未開帳的項目與差額，自動產生對應的「進項帳單（Vendor Bill / in_invoice）」草稿。系統會自動將借方帶入產品分類對應的費用科目（property_account_expense_id），並將貸方帶入應付帳款。

3. 存貨即時計價聯動 (Stock Valuation to Account)

傳統會計通常在月底才進行盤點與存貨成本計價。AI GO 支援先進的「存貨即時計價機制（Real-time Inventory Valuation）」，讓資產負債表能即時反映存貨變動：

  • 觸發時機：倉庫同仁在執行庫存入庫、出庫或移撥（StockMove），狀態變更為「完成（done）」時。
  • 背景自動化：若該產品分類設定為即時計價（property_valuation = 'real_time'），系統會根據「移動數量 × 單位成本」自動計算存貨總價值，並直接生成已過帳（posted）狀態的存貨計價會計傳票：
    • 入庫 (供應商/生產 → 內部庫位)：借記存貨科目 / 貸記應付暫估科目 (或費用科目)。
    • 出庫 (內部庫位 → 客戶/生產)：借記銷貨成本科目 / 貸記存貨科目。
  • 這能保證每次庫存變動時，損益表上的銷貨成本與資產負債表上的存貨價值均已秒級更新。

4. 薪資結算聯動 (Payroll to Account)

人資發放薪資與財務立帳，在系統中是一鍵完成的，避免了人工登帳與對帳的漏洞：

  • 觸發時機：人資同仁確認薪資結算批次（HrPayrollRun）時。
  • 背景自動化：
    • 確認結算 (Confirm)：系統確認薪資單後，會自動在會計系統中產生一筆對應的「應付薪資與社保費用會計傳票」，自動將底薪、津貼、勞健保雇主負擔部分記入對應的費用科目與應付代收款科目。
    • 撤銷結算 (Cancel)：若人資主管發現薪資計算有誤，在系統內撤銷該批次時，系統會自動在會計模組中產生對應的沖銷傳票（沖帳分錄），將原先立帳的傳票自動沖銷，維持帳務的正確性。

5. 收付款與發票沖銷連動 (Payment to Invoice Reconcile)

資金的收付與發票的核銷是財務關帳最繁重的日常工作。AI GO 的自動沖帳引擎能自動代勞：

  • 觸發時機：出納或財務同仁確認收款或付款單（AccountPayment），將其狀態標記為「已過帳（posted）」時。
  • 背景自動化：
    • 自動平衡與編號：系統確認付款時，會自動建立收付款日記帳傳票（RCPT/PYMT），如果發現借貸分錄有極微小差額，系統會自動產生一筆「自動平衡分錄」將傳票自動平衡並過帳。
    • 先進先出 (FIFO) 自動沖帳：系統會自動搜尋與該客戶或供應商關聯的所有未結清發票或帳單。沖帳引擎會以先進先出的順序，自動將付款金額核銷到這些發票的餘額上，並產生 AccountPartialReconcile 或 AccountFullReconcile 核銷記錄。
    • 付款狀態推導：一旦某張發票的餘額被完全核銷扣減歸零，系統會自動將該發票的付款狀態更新為「已付清（paid）」，否則標記為「部分付款（partial）」，實現應收/應付帳款的自動化關帳。