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title: "行政總務 AI 解決方案｜公文流轉、資產借還與雜務工單 - AI GO"
description: "把公文流向、資產借還、雜務請求與耗材管理收成可追蹤的流程。AI GO 提供行政總務管理、文管中心、資產租借管理、IT 服務台等模組，依你現有的表單格式生成。"
keywords: "行政 AI, 總務管理系統, 公文系統, 資產管理, 工單系統, AI GO"
canonical: "https://www.ai-go.app/zh-TW/solutions/admin"
locale: "zh-TW"
source: "AI GO（https://www.ai-go.app）"
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# 行政總務 AI 解決方案

行政的工作最難被看見：公文在誰手上、投影機被誰借走、印表機碳粉還剩多少。AI GO 把這些散落的雜務收成可追蹤的流程，讓行政不用再當人肉索引。

- **可追蹤** 公文流向與簽核狀態
- **線上借還** 資產與會議室不再靠喊
- **有紀錄** 雜務請求變工單，不會漏

## 現況痛點

### 公文卡在誰手上沒人知道

紙本用夾的、電子檔用信箱轉寄。要查一份文件現在到哪一關，只能一個一個問過去。

### 資產借還靠白板

筆電、投影機、公務車、會議室，誰借了、什麼時候還，寫在白板或群組裡。東西找不到時只能全公司問一輪。

### 雜務請求淹沒在群組

燈壞了、門禁卡不能用、要訂便當——各部門在群組裡 tag 行政。訊息一多就沉下去，忘了誰交代過什麼。

### 耗材永遠不是缺就是囤

碳粉、文具、清潔用品沒有用量紀錄，補貨憑感覺。不是急著跑出去買，就是買太多堆在庫房。

## 導入前後對照

**導入前**

- 公文用紙本或信箱轉寄流轉
- 資產借還寫在白板或群組
- 雜務請求散在各通訊軟體
- 耗材補貨憑印象
- 行政成為所有事情的人肉索引

**導入 AI GO 後**

- 公文線上流轉，關卡與時效可查
- 資產線上借還，逾期自動提醒
- 雜務請求轉為工單，有負責人與狀態
- 耗材用量有紀錄，低量自動提示
- 誰交代過什麼，系統記得

## AI GO 對應能力

這四個模組彼此獨立，可以從你最痛的那一項開始，不必一次全上。

### 公文的流向留下軌跡

每一份文件在哪一關、停多久、誰簽了什麼，都在系統裡。稽核或追溯時不用重新拼湊。

### 借還與到期主動提醒

資產逾期未還、租借到期、保養週期到了——設定一次之後由系統提醒，不靠行政記得。

### 你的表單就是你的表單

各公司的請購單、用印申請、財產異動單欄位都不同。不必遷就套裝表單，依你現有的紙本格式生成。

### 用印與請購的權限控管

誰能核到多少金額、哪些文件需要二簽，規則寫在系統裡而不是靠默契。

## ROI 試算

以一間 100 人公司、2 人行政團隊、平均時薪 300 元估算，每月可回收的人工成本：

| 作業項目 | 每月人工工時 | 時薪 | 每月可省 |
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| 公文流轉與狀態查詢 | 26 | NT$300 | NT$7,800 |
| 資產借還登記與追討 | 20 | NT$280 | NT$5,600 |
| 雜務請求接收與分派 | 30 | NT$280 | NT$8,400 |
| 耗材盤點與請購 | 16 | NT$300 | NT$4,800 |
| 會議室與公務車調度 | 14 | NT$280 | NT$3,920 |

## 常見問題

### 公司規模不大，有必要上系統嗎？

關鍵不在人數而在「行政是不是全公司的單點」。只要有一個人在腦中維護「東西在哪、文件到哪」，這件事就有風險——那個人請假或離職，資訊就斷了。系統的價值是把索引從人腦搬出來。

### 同仁會願意改用系統嗎？

這是導入行政系統最常見的失敗原因。實務上的做法是入口越簡單越好——例如雜務請求仍從既有的通訊軟體發起，透過 Webhook 進系統變成工單，使用者的習慣不用改，行政端卻拿到了可追蹤的資料。

### 可以只導入資產管理嗎？

可以。資產租借管理是獨立模組，導入後就能線上借還與逾期提醒。公文、工單、耗材可以之後再視需要加上。

### 紙本公文一定要全面電子化嗎？

不需要一次到位。常見做法是先讓「流向與簽核狀態」上系統，實體文件照原本方式保管。這樣最耗時的「追文件在哪」先解決，實體流程可以之後再談。